Effizienzsteigerung durch Digitalisierung: Verwendungsnachweise und Wirkungsmonitoring neu gedacht

In der Welt der Stiftungen und NGOs spielen Verwendungsnachweise und Wirkungsmonitoring eine entscheidende Rolle. Doch häufig werden diese Prozesse als bürokratische Hürden wahrgenommen, die viel Zeit und Ressourcen binden. Ein aktuelles Webinar hat sich mit genau diesem Thema auseinandergesetzt und gezeigt, wie digitale Lösungen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Transparenz und Nachvollziehbarkeit verbessern können. Am Beispiel der Aktion Mensch und der Software ProAndi wurde veranschaulicht, wie moderne Technologien zur Optimierung von Förderprozessen beitragen.

Herausforderungen bei der Nachweisführung

Traditionell erfordert die Fördermittelvergabe einen umfangreichen Nachweis der Mittelverwendung. Dies beinhaltet oft die Vorlage von Belegen, detaillierten Sachberichten und Finanzübersichten. Der administrative Aufwand ist für Organisationen groß, und wertvolle Zeit geht für Bürokratie verloren, die eigentlich in die Umsetzung von Projekten fließen sollte. Zudem müssen Stiftungen und Förderinstitutionen gesetzliche Anforderungen erfüllen, insbesondere in den Bereichen Datenschutz (DSGVO) und Compliance.

Die Digitalisierung als Lösung

Das Webinar machte deutlich, wie Digitalisierung helfen kann, diese Prozesse zu verschlanken. ProAndi, eine digitale Fördermanagement-Software, ermöglicht es Stiftungen und Organisationen, Anträge, Belege und Berichte vollständig digital zu verwalten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Automatisierte Belegprüfung: Statt einer manuellen Prüfung jedes einzelnen Belegs können Organisationen mit ProAndi Belege automatisiert validieren lassen.

• Teilautomatisierung und Stichproben: Statt 100 % der Nachweise einzufordern, kann das System je nach Förderprogramm eine stichprobenbasierte Prüfung vornehmen.

• Transparenz und Effizienz: Digitale Prozesse ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Förderanträgen und Nachweisen, wodurch die Mittel schneller an die Projekte ausgezahlt werden können.

Von der Belegprüfung zur Wirkungsorientierung

Ein zentrales Thema des Webinars war die Entwicklung von der klassischen Belegprüfung hin zu einer stärker wirkungsorientierten Förderung. Aktion Mensch hat diesen Wandel aktiv gestaltet, indem sie auf alternative Nachweisverfahren setzt:

• Feedback-Systeme mit QR-Codes: Teilnehmer von geförderten Projekten können direkt über QR-Codes Feedback zur Umsetzung und Wirkung der Projekte geben.

• Integration von Kennzahlen: Projekte definieren schon in der Antragsphase messbare Indikatoren für ihren Erfolg. Diese Daten werden dann über das System erfasst und ausgewertet.

• Vor-Ort-Prüfungen statt Belegflut: Statt sämtliche Rechnungen digital einzureichen, können Projektpartner Belege selbst aufbewahren, während die Prüfung stichprobenartig oder durch Vor-Ort-Besuche erfolgt.

Neue Wege der Förderung: Prozessförderung statt Projektförderung

Eine besonders innovative Entwicklung ist der Übergang von einer klassischen Projektförderung zu einer prozessorientierten Förderung. Das Beispiel des Programms Inklusion vor Ort von Aktion Mensch zeigt, wie Fördermittel gezielt für längerfristige Entwicklungsprozesse eingesetzt werden können. Anstatt nur abgeschlossene Projekte zu fördern, wird hier ein kontinuierlicher Wandel begleitet und unterstützt.

Fazit: Digitalisierung als Chance für mehr Wirkung

Das Webinar hat eindrucksvoll gezeigt, dass Digitalisierung in der Fördermittelvergabe weit mehr ist als nur eine technische Optimierung. Sie schafft die Grundlage für eine wirkungsorientierte Förderung, die nicht nur Bürokratie reduziert, sondern auch die Transparenz und Effizienz verbessert. Lösungen wie ProAndi helfen Stiftungen und Organisationen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die tatsächliche gesellschaftliche Wirkung ihrer Arbeit.

Die Zukunft der Fördermittelvergabe liegt in intelligenten digitalen Systemen, die sowohl Antragsteller als auch Förderinstitutionen entlasten und gleichzeitig die Qualität und Aussagekraft von Verwendungsnachweisen und Wirkungsberichten erhöhen. Die Aktion Mensch macht es vor – ein Modell, das für viele weitere Organisationen wegweisend sein kann.